Hinweise zur Kommunikation auf elektronischem Weg - elektronische Zugangseröffnung -

Grundsätze und Hinweise zur Kommunikation auf dem elektronischen Wege mit dem

Amt Elsterland - elektronische Zugangseröffnung

Gemäß § 2 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz - EGovG), das als Artikel 1 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften vom 25. Juli 2013 (BGBl. I, Nr. 43, S. 2749) erlassen worden ist, ist jede Behörde verpflichtet, ab dem 01.07.2014 den Zugang zur Übermittlung von elektronischen Dokumenten zu eröffnen.

Elektronische Anträge und Mitteilungen werden im Amt Elsterland unter den nachstehenden Voraussetzungen gleichberechtigt zur gesetzlichen Schriftform (papiergebundene Kommunikation mit eigenhändiger Unterschrift) bearbeitet. Ihnen steht es nach Maßgabe der nachfolgenden Bedingungen offen, auf welchem Wege Sie mit der Amtsverwaltung insoweit in Kontakt treten möchten.

Hintergrund und Rechtsgrundlagen

Für den elektronischen Zugang zur Verwaltung sind ab dem 01.07.2014 grundsätzlich folgende Verfahren gesetzlich zugelassen:

• Qualifizierte elektronische Signatur
• Absenderbestätigte De-Mail sowie
• die Nutzung des elektronischen Identitätsnachweises durch den neuen Personalausweis mit eID Funktion (dies findet bisher in der Amtsverwaltung keine Anwendung).

Die Rechtsgrundlagen hierfür ergeben sich aus Art. 1 ff. des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften, in Verbindung mit den hiernach benannten Gesetzen und Verordnungen.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann dementsprechend, soweit nichts anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Die elektronische Form ist unter den gesetzlich geregelten Voraussetzungen in ihren Rechtswirkungen der Schriftform gleichgestellt.

Die Grundlage für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mittels eines der genannten Verfahren ist die Zugangseröffnung. Nur soweit der Empfänger (das Amt Elsterland) hierfür einen Zugang eröffnet hat, ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig.

Das Amt Elsterland eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung formgebundener elektronischer Dokumente:

Zugang per E-Mail in Verbindung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur

Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die der Amtsverwaltung übermittelt werden sollen, gesetzlich die Schriftform

angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z. B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden.

Das Amt Elsterland stellt für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, die folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:

Für alle anderen E-Mail-Adressen der Amtsverwaltung wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Das bedeutet, dass Sie über andere E-Mail-Adressen -insbesondere E-Mail-Adressen von Ämtern und Dienststellen der Amtsverwaltung sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare - keine rechtsverbindlichen Anträge stellen können, und dass auch keine Fristen gewahrt werden, wenn Sie Ihre mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene E-Mail an eine andere Adresse als senden. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zum Amt Elsterland stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.

Bitte beachten Sie daher, dass nur qualifiziert elektronisch signierte Dokumente eine rechtlich angeordnete Schriftform ersetzen können.

Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Für die Bearbeitung Ihrer E-Mail wird Ihnen außerdem empfohlen, den gewünschten Empfänger mit der Fachabteilung, Sachgebiet und falls vorhanden Aktenzeichen so genau wie möglich anzugeben. Mit diesen Angaben kann Ihre E-Mail schneller weitergeleitet werden.

Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Verwaltung des Amtes Elsterland davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Amtsverwaltung werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

Bitte beachten Sie für die Übermittlung Ihrer signierten Dokumente folgende technische Hinweise:

Dateiformate:

Möchten Sie Ihrer E-Mail Dateianhänge zur Weiterverarbeitung beifügen, beachten Sie bitte, dass derzeit von der Amtsverwaltung folgende Dateiformate problemlos verarbeitet werden können:

• Portable Document Format (.pdf)
• Textdateien (.rtf oder .txt)
• Microsoft Word (.doc oder .docx)
• Microsoft Excel (.xls oder .xlsx)
• Bilddateien (.tif, .jpg, .jpeg, .bmp)
• zip-archivierte Dateien (.zip)
• CSV-Dateien (.csv)

Weitere Formate außer den oben Genannten werden nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Amtsverwaltung angenommen.

In allen Dateianhängen dürfen keine ausführbaren Codes, automatisierte Abläufe, Programmierungen (Makros) oder ein Kennwortschutz (Ausnahme - verschlüsselte .pdf­Dateien oder .zip-Archive nach vorheriger Absprache) verwendet werden.

Sollten Ihre Dateianhänge nicht verarbeitet werden können, wird Ihnen dies schnellstmöglich mitgeteilt.

Dateigröße

Die Gesamtgröße einer E-Mail inkl. aller Anhänge ist auf eine Größe von 10 Megabyte (MB) beschränkt. Größere E-Mails können technisch nicht verarbeitet werden.

Zertifikat / Signatur

Das Amt Elsterland akzeptiert nur Signaturen, die mit dem Zertifikat eines bei der Bundesnetzagentur akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters erstellt wurden. Eine Übersicht der Anbieter finden Sie auf der Website der Bundesnetzagentur. Jedes Dokument ist separat zu signieren. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der unterstützten Signaturkarten erfolgen. Sofern Sie Signaturen eines bei der Bundesnetzagentur nicht akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieters verwenden, wird die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform hierdurch nicht ersetzt.

Verschlüsselung

Das Amt Elsterland nimmt nach Absprache verschlüsselte .pdf Dateien bzw. Zip Archive entgegen. Anderweitig verschlüsselte Mails bspw. nach den Standards PGP und S/MIME, werden nicht angenommen.

Nähere Informationen zu elektronischen Signaturen nach dem Signaturgesetz erhalten Sie auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.

Weitere elektronische Zugänge:

Weitere qualifizierte elektronische Zugänge (z. B. Kommunikation per DE-Mail nach dem DE-Mail-Gesetz oder über einen elektronischen Identitätsnachweis nach § 18 Personalausweisgesetz) werden derzeit nicht eröffnet.